Mit dem Beginn der Corona Pandemie hat die Digitalisierung erst richtig an Fahrt gewonnen. Von jetzt auf gleich mussten die Mitarbeiter ins Homeoffice und von dort aus ihre tägliche Arbeit verrichten als wären Sie im Büro. Natürlich war hiervon gerade die Technik und somit die IT stark betroffen z.B. mussten…:

• Mitarbeiter zu Hause unter der geschäftlichen Telefonnummer erreichbar sein
• PC’s von der Ferne aus installiert werden können
• Rechnungen digital freigegeben werden
• u.v.a.m.

Das waren nur wenige Beispiele für all die Herausforderungen, die auf die IT eingeprasselt waren und die IT mit zu kämpfen hatte. Auch ich habe in diesem Zuge meinen Kunden mit verschiedenen Themen der Digitalisierung weiterhelfen können.

Gerne beschreibe ich an Hand folgender zwei Beispiele zwei Projekte etwas näher, damit Sie eine Vorstellung hiervon bekommen.

Genehmigungs-Workflow

In einem Drittsystem des Kunden werden von der Instandhaltung Bestellungen platziert, die vor der Beauftragung zuerst einmal von den verantwortlichen Genehmigern genehmigt werden müssen. Wie viele und welche Personen die Bestellung genehmigen müssen hängt ganz von dem Gesamtbetrag der Bestellung ab. Der Durchlauf mit der Hauspost war sehr träge und hat immer viel Zeit in Anspruch genommen. Außerdem wurde es mit der Pandemie nicht gerade besser, denn wie sollten die Verantwortlichen die Bestellungen genehmigen, wenn sie nicht im Haus bzw. vor Ort sind? Von einem Kollegen zum anderen auf dem Postweg wäre keine Lösung gewesen, auch nicht per E-Mail, denn die Genehmiger bekommen täglich sehr viele E-Mails und teilweise bleiben manche liegen oder können erst spät bearbeitet werden. Bis dahin hätte die Produktion, aufgrund fehlender Ersatzteile für die Maschinen, eingestellt werden können.

So hatte sich der Kunde an mich gewandt und nach einer Lösung gesucht. Kurzer Hand hatte ich eine Möglichkeit gefunden dies auf die Schnelle zu lösen. Da der Kunde bereits SharePoint sowie das Framework Nintex Workflow besaß, hatte ich mich für eine Umsetzung hiermit entschieden.

Zur Umsetzung:
Nach Erstellung der Bestellung im Drittsystem durch den Besteller wird die erzeugte PDF-Datei in eine von mir erzeugte SharePoint Dokumentenbibliothek kopiert. Daraufhin wird an Hand der Bestellnummer der Betrag automatisch in der MS SQL Datenbank ermittelt und an den bzw. die entsprechenden Genehmiger als Aufgabe zur Erledigung geschickt. Die Genehmiger sind separat in einer eigenen SharePoint Liste gepflegt und können nur von Berechtigten geändert werden. Die Genehmiger erhalten nacheinander die Bestellung je nach Betrag zur Genehmigung (auch per E-Mail). Die Ersteller erhalten eine Benachrichtigung über den Status nach Genehmigung oder Ablehnung mit allen wissenswerten Informationen. Die Berechtigungen auf die Listenelemente (Bestellungen bzw. PDF-Dateien) werden entsprechend gesteuert, so dass eine genehmigte Bestellung nicht mehr geändert oder gelöscht werden kann bzw. nur noch von entsprechenden Personen (Admin). Sofern ein Verantwortlicher außer Haus ist, kann er die Vertreterregelung in SharePoint aktivieren, die vom Workflow berücksichtigt wird. Durch Versionierung und Erstellung einer Kopie auf einem Netzlaufwerk ist der Prozess auditsicher (SOX konform).

Mit diesem Workflow konnte dem Problem schnell Abhilfe geschaffen werden. Außerdem diente diese Umsetzung als Vorzeigeprojekt für diverse andere Automatisierungen von Geschäftsprozessen wie z.B. Genehmigung von Preiserhöhungen oder Auslauf von Artikeln.

Zeit-/Leistungserfassung

Der Kunde wollte seine Leistungserfassung digitalisieren und Leistungsscheine der Mitarbeiter für die Kunden automatisch erstellen lassen. Nach kurzer Analyse der vorhandenen Systeme war für mich klar, dass ich eine Lösung mit folgenden Komponenten von Microsoft umsetzen würde: SharePoint Online, Power Automate (Flow), Power Apps.

Zur Umsetzung:
Ich hatte verschiedene Listen in SharePoint Online erstellt, in diesen Ansprechpartner, Projekte, Kunden sowie Tätigkeiten erfasst werden können. Danach habe ich mehrere Workflows mit Power Automate erstellt, diese unter anderem die Zeiten berechnen und am Monatsende automatisiert die Leistungsscheine erstellen sowie diese direkt an die Ansprechpartner bzw. die hinterlegte Emailadresse verschickt werden. Die Zeiten, Ansprechpartner etc. können bequem mit einem Webbrowser oder auch mit einem mobilen Endgerät mit einer Power Apps Applikation eingetragen oder aktualisiert werden. Hierdurch ersparen sich die Mitarbeiter Zeit und die Leistungsscheine werden pünktlich für die Abrechnung zum Auftraggeber geschickt.